Dewasa ini, dengan sebuah aplikasi maka pengiriman sebuah surat atau dokumen kepada ratusan bahkan ribuan penerima sekaligus bisa dilakukan dengan mudah dan murah. Sebelum internet ditemukan dan memudahkan kehidupan, dalam sistim manajemen bisnis tentu akan sulit bagi suatu entitas apabila ingin mengirimkan sebuat surat atau dokumen kepada semua klien secara bersamaan. Biasanya dilakukan secara manual, di proses satu-satu.
Semakin besar perusahaan, semakin kompleks pula sistim operasional bisnisnya. Lalu, apa jadinya jika perusahaan dengan kantor cabang dan aset bisnis yang tersebar luas hingga di ribuan lokasi dikelola tanpa sistim integrasi yang baik? Tentu butuh biaya besar dalam pengelolaan, evaluasi, pemeliharaan, dan pencatatan yang amat penting untuk perencanaan ke depan. Sebagai contoh, banyak perusahaan perbankan yang memiliki banyak cabang dan anjungan tunai mandiri (ATM) di berbagai daerah, atau perusahaan telekomunikasi dengan cabang dan base transceiver station (BTS) tersebar, jelas butuh manajemen penanganan satu sama lain secara cepat dan detail. Bagi perusahaan telekomunikasi maupun perbankan, biasanya harus memikirkan, mulai dari perizinan, pendirian, penggantian, pemeliharaan, atau perekaman data terkait BTS dan ATM-nya.
Masalahnya, saat ini masih banyak tugas yang dilakukan secara manual atau silo, sehingga prosesnya tidak bisa cepat dan datanya kurang akurat. Demikian halnya dalam surat-menyurat, masih banyak perusahaan yang menggunakan nota manual sehingga prosesnya lambat atau malah terhambat di era new normal ini karena sangat bergantung pada manusia dan peredaran hard copy yang rentan terjadinya human error dan kebocoran data.
Dua Aplikasi Untuk Sistim Manajemen Bisnis
Setidaknya saat ini sudah ada dua aplikasi yang dapat menjawab permasalahan tersebut, EIMS dan MailApp. Kedua aplikasi ini dikembangkan oleh Multipolar Technology, yang memiliki kompetensi dan pengalaman yang mumpuni di area Hybrid Infrastructure Platforms & Services hingga IT Managed Services.
EIMS kependekan dari Equipment Information Management System, merupakan aplikasi yang dibuat untuk mempermudah pengelolaan pemeliharaan perangkat atau aset bisnis perusahaan yang tersebar di ratusan, bahkan ribuan lokasi, sehingga terbangun database terpusat yang rinci dan akurat.
Aset yang dimaksud bukan hanya sebatas perangkat bantu kerja, melainkan aset usaha non-fisik yang juga harus dikelola dan dipelihara, seperti izin operasi, sertifikasi perangkat, aset bergerak dan tidak bergerak, hak atas properti dan perangkat baik milik sendiri atau sewa-pakai, peralatan kantor, aset-aset yang berhubungan dengan layanan pelanggan termasuk dalam hal ini self-service, ataupun perangkat TI.
EIMS akan melakukan integrasi mulai dari pendataan perangkat atau aset bisnis hingga pemeliharaannya. Lewat EIMS ini, sejumlah proses bisnis bisa berjalan lebih cepat, efesien dan risiko downtime berkurang. Selain itu, juga dapat menghindari keterlambatan dalam hal perpanjangan perizinan, kontrak, jadwal pemeliharaan perangkat yang dapat mengganggu operasional bisnis dan mengakibatkan kerugian finansial atau reputasi perusahaan, serta menghindari konsekuensi hukum atau penalti.
Secara khusus, EIMS juga memiliki sejumlah modul meliputi Plan and Analysis, Site Management, Implementation Management, Maintenance, Asset Record, Reporting, dan System Setting. Selain melalui web, EIMS juga dapat diakses secara mobile sehingga mempermudah proses kerja di kantor-kantor cabang dan di lapangan.
MailApp, adalah aplikasi yang digunakan dalam pengelolaan administrasi persuratan, termasuk surat masuk, surat keluar, surat disposisi, surat kontrak dan sebagainya, sehingga mempermudah dan mempercepat proses penyampaian informasi penting guna mendukung operasional bisnis sehari-hari. Tujuan dari aplikasi ini adalah menciptakan sentralisasi pengarsipan yang terotomatisasi. Kegiatan penyusunan atau pengeditan dokumen baik dengan format standar, hingga pemeriksaan dan persetujuan sebuah surat atau dokumen, hingga digital signature, termasuk proses pelacakan dan distribusinya, dapat dilakukan dengan sangat cepat dan mudah sekalipun jumlahnya ribuan per bulan.
Solusi tersebut juga memberikan fleksibilitas lebih dengan akses dari mana pun dan kapan pun karena bersifat paperless serta didukung aplikasi mobile. MailApp dilengkapi fungsi dashboard dan Service Level Agreement untuk pemrosesan surat atau dokumen yang memiliki tenggat waktu.
Menariknya adalah baik EIMS maupun MailApp, keduanya sama-sama terbukti berjalan optimal di atas infrastruktur Google Cloud Platform. Tentu saja ini membuat aplikasi ini semakin mudah dan sangat ekonomis biayanya. Lewat Google Cloud Platform, menjadi jembatan teknologi menuju transformasi digital guna mendorong layanan yang modern dan inovatif, dengan operasional yang lebih mudah dan cepat, berbiaya ekonomis dengan ROI terbaik, dan terjamin keamanannya. Patut digaris bawahi bagaimana sejak adanya data center lokal pada 2020, kini Google Cloud telah menjelma menjadi public cloud terpopuler yang paling berkembang di Tanah Air. Google Cloud yang telah diterima di berbagai sektor industri, terbukti mampu memenuhi persyaratan sertifikasi dan peraturan terkait.
Keunggulan lain dari penggunaan Google Cloud seperti investasi yang rendah, mempercepat akuisisi solusi inovatif seperti EIMS dan MailApp, menghilangkan sebagian besar beban operasional tim TI, dan memberikan fleksibilitas untuk scale-up/down. Google Cloud memberikan performa koneksi yang tinggi karena menggunakan bandwith lokal Google yang besar, sehingga cocok untuk menjalankan platform EIMS dan MailApp berskala besar.
